成果が出る会議は約束が尊重されている

時間を守る

10時開始予定の会議で、参加者が遅れてきて10時3分にスタートしたというとはありませんか？

17時終了予定の会議で、話がまとまらずに30分延長になったという経験はありませんか？

 

これは「時間を守る」という約束が尊重されていません。

部下が開始時間に遅れてきたら、ムカつきませんか？部下に約束を守って欲しかったら、上司であるあなたが約束を守ることです。終了予定時間を過ぎてからも、会議を続けると、参加者はいつまで続くんだと思い始めます。

 

成果が出る会議は、始まりの時間と終わりの時間が守られています。

私たちは時間に遅れることを許さないという立場を取っています。

時間を守る約束が尊重されるように、アジェンダに必ず会議の開始時間と終了時間を記載しています。

もし、時間内に終わりまでいかなかったら、後日続ければいいのです。

 

まずは会議の始まりの時間と終わりの時間を必ず守ることを実践してみて下さい。

                             

会議の約束が明らかになっている

 

「すごい会議」ではいくつかの約束事があります。それを会議の議題に入る前に説明し、参加者全員に合意するかを確認していきます。例えば、下記の約束があります。

 

◆携帯は電源を切る

携帯をオフにすることは普通できないことです。普通はできないことをこの場ではやります。この約束が合意されていないと、会議の途中で携帯が鳴り出して、携帯が気になり出します。

 

◆休み時間以外、全員が最後までこの部屋にいる

アポイントがあるという理由でも、途中で会議を抜けるのは無しです。全員が決められた時間の予定を確保し、最後までこの部屋にいることです。

 

◆問題を見つけたら問題を指摘するのではなく、解決できる人に解決策を提示する（自分自身かもしれない）

会議中に部屋が暑かったとして、「この部屋暑いね。」という発言をしたら、問題の指摘です。この発言では問題は解決しません。解決策を提示するとしたら、「エアコンの温度を2℃下げてください。」や「窓を開けてください。」と言った発言に変わる。会議中は後者のように、問題を見つけたら、解決できる人に解決策を提示することを約束としています。

 

◆質問に「分からない。思いつかない。」という答えは無し

質問に対して、参加者が何らかの答えを出すことにチャレンジすることです。例えば、「好きな食べ物何ですか？」という質問に対して、「好きな食べ物はありません。」と回答することは無しです。現時点ではこれが好きだという答えを、何かしら出すことをルールにしています。

 

◆トイレ休憩が欲しい場合は15分前に手を挙げてリクエストする

会議の時間中にいきなりトイレに立つことが無いように、トイレ休憩が欲しい場合は我慢できなくなる15分前に手を挙げてリクエストをすることにしています。

 

◆発言は3Sにやる（Short 短く、Simple 簡潔に、Straight 直接的な表現で）

発言する前に「自信無いんですが・・・」や「前の人と同じで・・・」という前置きはつけずに、内容だけをShort 、Simple 、Straightに発言をすることです。

 

◆可能な限り愉快にやる

明るい雰囲気の会議と、暗い雰囲気の会議ではどちらに成果が出るしょうか？私たちは「真剣」と「深刻」は別だと考えています。真剣に明るい雰囲気で会議をすることを約束に入れています。

この約束に合意したら、会議中に口角が下がっている参加者がいた場合「○○さん、口角を上げてください。」とフィードバックします。
 

会議の約束事を明らかにして、それに全員が合意するか確認してから、会議を行ってみる。

この約束をアジェンダに記載したり、会議室の壁面に貼って全員が見えるようにしておくと効果的かもしれません。

 

全員がこの約束を守るという覚悟が出来るとそれだけで、このチームの生産性が上がる傾向があります。

約束の尊重が成果に繋がる

 

 

あなたが一見当たり前だと思っている約束は、人によって解釈が異なります。そして合意されていないと、平気で破られるということが起こります。

会議の参加者全員が約束を尊重すると、会議の成果が変わってくる。

そして、仕事をする上でも、どんな小さな約束も守られる傾向が高くなります。

 

会議で決まったことを、いつまでに誰が実行するのか、その結果をどのように共有するのかを約束しておく。約束を守ることの積み重ねで、会社の経営にインパクトが起こります。