こんにちは。株式会社ピグマ、代表兼すごい会議コーチの太田智文です。

先日、通常対面で行う8人の店長・SVとの会議の司会を、

ウェブで行う体験をしました。

複数名、複数拠点での会議の司会をする機会を通じて

私なりに感じた”ウェブミーティングならでは”を、シェアします。

＝事前に＝

・環境設定は5分前に。

今回の会議参加者は８名。

スカイプを使って３拠点を繋いで

１拠点あたり、多いところで５名、少ないところで、1名。

ツールは、今回は、skypeを使いましたが、次回からはおそらく使わないです。

なぜなら画質が安定せず、顔がはっきり見えない状態で進めることになったからです。

次回からは、zoomを利用する可能性が高いです。

５分前には、拠点間で接続をして、

オンタイムで会議が始められるように準備すると効果的だと感じました。

それと、会議環境を確かにする担当を決めておくとさらに効果的です。

・アジェンダは事前に共有。

議題は、会議前にアジェンダを作成し、

事前に参加メンバーに伝えて、

必要あれば回答を各自が準備して

参加するようにお伝えしておくと効果的です。

＝会議本編＝

・発言する際に、各自が自分の名前を名乗る。

画質の問題もありますが、画面越しに発言を聞いていると

誰が発言しているのかがわかりにくい問題が発生しました。

発言の最後に、名前を言うと、解決します。（しました）

・身振り手振りを大袈裟に。

話をしていると画面の先の相手が話を聞いてるのかどうかが

伝わりにくく、不安になる傾向が高いです。

聞いてる側は、わかりやすく身振り手振りを大きくしたり

大きく頷くなど、聞く側が、より「聞いてる」感を出すことが求められます。

・メモがあると嬉しい。

共有画面上で、発言内容がタイピングされて見える化されてると

何を話してるかがわかりやすくなるし、後から確認できて効果的。

・会議の最初に、担当を決める。

（以下はネット会議ならではではないかもしれませんが）

会議の最初に、司会、書記（タイピング）をマストで決めておく。

・発言のフォーマットがあると話しやすいし、聞きやすい（特に聞きやすい）。

「提案があります。なぜなら〜です。」や

「○○さんに質問があります」など

発言の際に共通フォーマットがあると、

相手が何を伝えようしているのかが聞きやすいし

「何言ってるの？」的なざらつきが起きにくく燃費が良いです。

これを読まれたあなたの会社のネット会議で

うまくいっているやり方や工夫をシェアいただけると

嬉しいです。

株式会社ピグマ　代表取締役　すごい会議マネージメントコーチ　太田智文